Duffelsesteenweg 12, 2547 Lint, België
tel.: +32 [0]3 460 10 66 | sales: +32 [0]3 460 10 63
info@grafisoft.be | sales@grafisoft.be

power supply

Besparen op ICT

ICT in de KMO

Enkele computers, een netwerk, een printer, wat software en een internetverbinding. Dit omvat in sommige ondernemingen en diensten nog steeds 'IT'. Op andere plaatsen wordt de telefooncentrale geïntegreerd, zitten deuropeners, een alarmsysteem, camerabewaking, WiFi, mobiele applicaties, Unified Communications, automatisering, domotica en meer fraaie nieuwe toepassingen sterk verweven in de hele organisatie via de implementatie van (virtuele) servers in een Microsoft-domain.

Uiteraard zorgen zulke applicaties voor een positief imago, zowel bij de klanten, de medewerkers als bij het publiek. Maar er is meer: ze maken het werk eenvoudiger, overzichtelijker en aangenamer, ze bieden heel wat bijkomende mogelijkheden en ze nemen allerlei ondersteunend werk uit handen van mensen die beter meer aandacht zouden kunnen besteden aan hun kernactiviteiten.

Zulke implementaties zorgen dus voor voordelen in het werkveld, die tegelijk ook snoeien in de kosten.

top

Kosten drukken

Automatisering

Dikwijls worden hoog opgeleide mensen duur betaald voor routineklusjes die net zo goed -of beter- door een computer kunnen worden uitgevoerd. Een voorbeeld?

'Even' snel iemand telefoneren:

contactgegevens opzoeken;
beslissen welk telefoonnummmer moet gebruikt worden;
vroegere telefoongesprekken trachten te memoriseren;
vroegere e-mails en andere documentatie opzoeken;
nummer toetsen en wachten op verbinding;
van de secretaresse vernemen dat de gezochte onderweg is;
gsm-nummer opzoeken;
gsm-nummer toetsen en wachten op verbinding;
bellen...

Dit kan anders:

contact opzoeken in Outlook;
lijst van e-mails, andere documenten, afspraken en opgenomen telefoongesprekken doornemen;
'telefoneren' aanklikken: uw telefoon geeft een signaal wanneer het contact aan de lijn is;
bellen...

Stel u voor dat deze procedure zo met 1 à 2 minuten verkort wordt... En bedenk even hoeveel mens-uren dat per jaar zijn. We spreken dan nog niet over de verhoging van het gebruikscomfort en de vermindering van allerlei fouten, met de erbij horende positieve effecten op de medewerkers.

top

Ondersteuning van de interne ICT-dienst

Een interne ICT-dienst is haast steeds onderbemand. Dit is het logische gevolg van het feit dat de benodigde werkuren per maand behoorlijk kunnen schommelen, en dat het beleid dan eerder de beschikbare tijd naar beneden zal 'afronden'. Dit fenomeen heeft als gevolg dat het opkomende werk soms te laat en soms niet kan worden uitgevoerd. Uiteraard komt dit de efficiëntie en de feitelijke resultaten niet ten goede.

Het is verder karakteristiek dat in deze omstandigheden 'kleinere' opdrachten links blijven liggen, en dat men al helemaal niet aan preventie toekomt. Preventie is desondanks één van de voornaamste wapens tegen crashes en allerlei onverwachte uitval van hard- en software. Ook beveiliging is afhankelijk van preventie.

Hier biedt een pro-aktief monitoring systeem uitkomst. Grafisoft Uman is een systeem met heldere en voordelige vaste tarieven dat het hele netwerk voortdurend scant en vergelijkt met reeksen van vooraf ingestelde drempelwaarden. Wanneer zulke norm overschreden wordt kan het systeem zelf een aantal maatregelen nemen, of escaleren naar de lokale ICT-dienst, die zo zeer vroeg op de hoogte is van het (naderend) onheil, en de gepaste reactie kan ontplooien.

Op deze manier wordt de opdracht van deze ICT-dienst sterk ondersteund, en worden problemen reeds in een vroeg stadium opgemerkt, waardoor vaak zware schadegevallen tot een minimum beperkt worden.

top

Deels uitbesteden van de ICT-dienst

Hierboven werd reeds aangehaald hoe een lokale ICT-dienst dikwijls overbelast wordt, en weinig soepel kan omspringen met onverwacht opdoemende moeilijkheden.

Deze problematiek kan op een kosten-effectieve manier worden ondervangen door de inschakeling van het externe ICT-team van Grafisoft, dat de interne dienst kan aanvullen, of op tijdbasis, ofwel op basis van de karakteristieken van de benodigde prestaties.

Zulke werkwijze levert een flinke verhoging op van de effectiviteit van de gehele ICT-organisatie, wat uiteraard ook op economisch niveau de kosten drukt.

top

Volledige outsourcing van het ICT-systeem

Het is ook mogelijk om de volledige verantwoordelijkheid voor het ICT-systeem te outsourcen, om ervoor te zorgen dat het eigen personeel zich kan concentreren op de kerntaken van het bedrijf, en dat ondersteunende functies worden overgelaten aan een gespecialiseerde partner, die reeds over de know-how ter zake beschikt, en die die kennis ook voortdurend op peil kan houden.

Grafisoft heeft hier een contractvorm klaarliggen, die aan deze voorwaarden ruim voldoet, terwijl het kostenplaatje srikt in de hand wordt gehouden. Er wordt namelijk gewerkt met een resultaatverbintenis: alle prestaties, nodig om het netwerk 'up and running' te houden, worden geleverd, volgens een duidelijke SLA, tegen een vaste en duidelijk omschreven tarifiëring. Zulk contract heeft dus tijdens de ganse looptijd een vaste kost, waardoor niet alleen de globale uitgaven voor de volledige ICT-installatie flink goedkoper kunnen uitvallen dan met de klassieke methoden, maar waardoor het ook een vast omschreven kostenpost wordt, wat boekhoudkundig sterke voordelen biedt.

top