Duffelsesteenweg 12, 2547 Lint, België
tel.: +32 [0]3 460 10 66 | sales: +32 [0]3 460 10 63
info@grafisoft.be | sales@grafisoft.be

Pass for Libraries

Pass for Libraries

versie III

Pass is een Grafisoft-systeem voor het automatisch beheer en het gebruik van computers door de klanten van een bibliotheek. Pass beheert alle aspecten van het gebruik van computers door het publiek. Verder wordt ook het management van de betreffende hard- en software volledig ingevuld.

Compatibiliteit

Bib Wommelgem, baliePass bestaat uit een server in combinatie met de workstations, die het publiek kan gebruiken. Hiernaast wordt vanop een administratieve computer het Pass-dashboard bediend, van waaruit het bibliotheekpersoneel alle gewenste modaliteiten van het systeem kan aanpassen, terwijl opvolging en controle op de lopende sessies eveneens van hier uit gebeurt. Het Pass systeem kan ook verslag uitbrengen van allerlei statistische gegevens over het gebruik van de pc's.

Het geheel wordt vervolledigd met één of meerdere printers, scanners en meer van dergelijke randapparatuur die ter beschikking van het publiek wordt gesteld.

Een betaalautomaat kan ervoor zorgen dat de volledige cashflow eveneens geautomatiseerd wordt, en dus uit handen van de medewerkers wordt genomen.

Het Pass systeem is ontworpen voor de Windows 7 generatie, ondersteund door Windows server 2008 R2. Zowel 32 - als 64 bits systemen kunnen worden gebruikt. Ook Windows XP en Vista workstations kunnen nog worden gebruikt terwijl het systeem reeds klaar is voor Windows 8.

Thin clients daarentegen zijn niet bruikbaar met Pass, daar deze hardwaresystemen niet voldoen aan de minimum eisen rond gebruikerscomfort, die het Grafisoft Pass systeem hanteert.

Gebruiksaspecten

Het Pass systeem neemt alle beslissingen over omtrent de uitlening van computers aan het publiek. Het hele proces wordt geautomatiseerd: vanaf de reservatie tot het afsluiten van een sessie is geen enkele tussenkomst van de bibmedewerkers meer vereist.

Alle beslissingen die door het systeem worden genomen, zijn instelbaar: Pass is een modulair opgebouwd programma, dat toelaat elk detail af te stemmen op de wensen van de bibliotheek, zodat de implementatie zo soepel mogelijk verloopt, en het systeem geen afbreuk doet aan de bestaande goede relatie tussen de bibliotheek en haar klanten.

Reserveringen

Bib Merchtem, Pass systeemDe klant kan reserveren op alle mogelijke manieren:

  • online via het Internet (zo bijvoorbeeld met de gsm of elk ander mobiel device),
  • online van thuis uit,
  • aan een vrije Internetpc,
  • aan een kiosk-pc, die hiervoor in de bib wordt opgesteld,
  •  indien de bib dit toelaat, bij de balie, via een medewerker, of
  • telefonisch.

De beide laatste mogelijkheden vereisen uiteraard wel de inzet van een bibcollega.

Reserveren hoeft niet altijd: wanneer een pc vrij is voor de volgende tijdseenheid, kan hij ook dadelijk in gebruik worden genomen.

Computerkeuze

De bibliotheek kan het publiek toestaan een computer te kiezen bij de reservatie. Dit is een optie die weliswaar in de smaak kan vallen bij sommige gebruikers, maar ze kan wel voor moeilijkheden zorgen: de mogelijkheid kan ontstaan dat deze gebruikers bepaalde pc's gaan claimen, wat op de lange duur voor wrijvingen kan zorgen.

Daarom wordt in principe de selectie van de computer door het Pass systeem gedaan, gebaseerd op o.m.de prestaties van de computers. Wanneer de bibliotheek over een mix van oudere en nieuwere pc's beschikt, zullen de betere exemplaren voorrang krijgen.

In de meeste bibliotheken worden bepaalde attributen of programma's aangeboden op een beperkt aantal computers. We denken dan bijvoorbeeld aan een duur abonnement op een online tijdschrift, gespecialiseerde software, hardware voor geluid, een penpad, memorycard-lezers, games met joystick enzovoort. Indien zulke service geboden wordt, zal Pass bij de reservering ook deze mogelijkheden ter keuze aanbieden.

Tijdsduur

Bib Dendermonde, Pass computersDe bibliotheek heeft een reglement, waarin nauwkeurig vermeld wordt wanneer en hoe lang de computers door de leners mogen gebruikt worden. Het vermeldt ook alle modaliteiten hierrond. Deze hele reglementering wordt overgenomen in het programma, zodat de gebruikelijke gang van zaken niet gestoord of veranderd hoeft te worden.

Dit komt ten goede aan het gebruikscomfort van de leden, maar ook het bibliotheekpersoneel ervaart dit positief.

Pcgebruik

Op het gereserveerde moment zal de computer op het scherm weergeven dat een bepaalde gebruiker verwacht wordt. Dit kan via de naam, het lidnummer of een pseudoniem van het bibliotheeklid, naar gelang de wensen van de bib.

Vanaf dat moment kan de gebruiker zich met een persoonlijke login en een paswoord aanmelden, en over de computer beschikken. De nadruk ligt hier op comfort en tegelijk op veiligheid. Deze veiligheid wijst in twee richtingen: de gebruiker kan documenten, logins, paswoorden en dergelijke data opslaan, terwijl zijn privacy gewaarborgd wordt. Anderzijds worden verboden handelingen rigoreus geblokkeerd, zodat de veiligheid ook in de richting van de bib en de andere leden van toepassing is.

Het gebruikscomfort houdt onder meer in dat de gebruiker een privé login heeft, waardoor een eigen gekozen bureaublad, opslag van favorieten, mails, documenten en paswoorden op het systeem mogelijk wordt. Hij beschikt ook over een zwervend profiel, waardoor zijn persoonlijk account vanop elke computer in het netwerk bereikbaar is. Ook pc's die in een filiaal opgesteld zijn, bieden dezelfde mogelijkheden. Dit systeem opent ook perspectieven in de richting van het beschikbaar stellen van computers in andere (gemeentelijke) lokalen als culturele centra, het gemeentehuis, een sportaccomodatie, een tehuis enzovoort. Al deze pc's kunnen automatisch door Pass worden beheerd.

Het is zelfs mogelijk dat samenwerkende bibliotheken, met elk een Pass-systeem, mekaars gebruikers toegang verschaffen, waardoor de leden van de ene bib in de andere hun eigen gegevens kunnen terugvinden.

Nadat de gereserveerde gebruiksduur verstreken is, kan -indien het reglement het toelaat- Pass automatisch een verlenging van deze gebruiksduur voorstellen. Tenminste, wanneer geen andere reservatie is gemaakt voor dezelfde pc. Pass zal ook echter automatisch trachten om na een reservatieperiode een vrije periode te voorzien, zodat deze verlengingsmogelijkheid zoveel mogelijk gevrijwaard wordt. Uiteraard hangt dit samen met de totale bezettingsgraad van het computerpark.

Indien er geen verlenging gevraagd is, wordt na een vriendelijke waarschuwing de pc automatisch afgesloten. Die is dan onmiddelijk vrij voor de volgende gebruiker.

Wanneer op de pc's Microsoft multi-language packs worden geïnstalleerd, biedt Pass de gebruiker de mogelijkheid zijn taal naar wens in te stellen.

bib Dendermonde, printerMultifunctioneel gebruik

Alle computers die ter beschikking van het publiek staan, kunnen -als hun hard- en software het toelaat-, heel eenvoudig automatisch of manueel schakelen tussen de verschillende mogelijke functies. Zo kan naadloos geschakeld worden tussen internetgebruik, cursuspc's, opac's, officetoepassingen, snel-opzoeken functionaliteit, games, multimedia-toepassingen of een kioskfunctie.

Niet alleen de functie van een pc kan eenvoudig worden afgestemd op de actuele behoeften, ook het tijdschema kan op dezelfde elegante manier worden aangepast aan de omstandigheden. De computers (behalve de server) worden na de openingstijden automatisch afgesloten, tegemoet komend aan de nomen in verband met verantwoord energiegebruik. Ze worden ook automatisch opgestart, enkele minuten voor de bib opengaat. Dit hele schema kan naar believen, per dag, per seizoen, per computergroep of hoe dan ook worden aangepast.

Hier ontstaat zo een perfect passend schema met optimaal gebruik. Het blijft echter eenvoudig mogelijk om op dit schema uitzonderingen te voorzien, als de omstandigheden het vragen.

Het is ook mogelijk om bepaalde computers in een groep in te delen, en vervolgens, met één klik, ze allemaal in- of uit te schakelen.

Baliecontrole

De medewerker aan de balie kan vanop afstand de computer controleren, interactief boodschappen met een individuele gebruiker uitwisselen, en ingrijpen in de werking van de pc, zonder evenwel aan de privacyrechten van de gebruiker te tornen.

Afdrukken

De gebruiker kan volledig autonoom alle gewenste afdruktaken organiseren. Tijdens de sessie kunnen naar believen afdruktaken in de wachtrij worden opgenomen. Op het einde van de sessie heeft hij dan de mogelijkheid deze lijst te overlopen, te schrappen wat hij toch niet wil, te beslissen hoe documenten moeten worden afgedrukt (zwart-wit, kleur, A4, A3, speciaal papier...) en de kosten te bekijken. Nadat hij accoord is, sluit hij de sessie, gaat naar de printer, en identificeert zich daar met login en paswoord. Vervolgens wordt alles afgedrukt, uiteraard nadat gecontroleerd is of er betaald is, dan wel dat de gebruiker nog over voldoende krediet beschikt.

De financiële afhandeling gebeurt via de balie. Ook dit traject kan echter geautomatiseerd worden, wanneer gebruik wordt gemaakt van een betaalautomaat.

Interactie met andere systemen

Bib Dendermonde, jeugdafdelingPass werkt via het universele SIP2 protocol samen met een bibliotheeksysteem, met een betaalautomaat, een RFID installatie en met alle andere bibliotheek-gerelateerde hard- en software, ongeacht de producent ervan. Een naadloze samenwerking met Vubis, Brocade, Aleph en andere is dus zonder meer mogelijk.

Grafisoft kan een betaalautomaat leveren, die samen met het bibliotheeksysteem en Pass alle financiële transacties automatiseert, en dus het personeel vrijmaakt voor meer relevante taken, en eveneens een belangrijk veiligheidsargument wordt.

Het Uman systeem van Grafisoft tenslotte kan het geheel vervolledigen met een pro-actieve monitoring van het gehele hard- en softwarepark, en het onderliggende netwerk. Op deze manier kan een zeer hoog niveau van automatisering worden bereikt, en tegelijk wordt ook de bedrijfszekerheid en de rendabiliteit stevig verbeterd. 

Meer weten?

Als u meer info of een gedetailleerde offerte wenst, kunt u ons contacteren via telefoon (+32{0}3/460.10.63) of via mail (Jos@grafisoft.be).